지구촌의 국제화·세계화 물결에 따라 한 국가에서 발행한 문서가 다른 국가에서 사용되는 사례가 급격히 증가하고 있는 가운데, 이처럼 한 국가의 문서가 다른 국가에서 인정받기 위해서는 문서의 국외사용을 위한 확인(Legalization)을 받아야만 합니다. 일반적으로는 문서가 사용될 국가(문서접수국)가 자국의 해외공관에서 ‘영사확인’이라는 방식으로 공관이 소재하고 있는 국가의 발행 문서의 신뢰성을 확인을 해 주고 있습니다.

즉, 우리 국민이 외국에 유학을 가기 위해 또는 국제결혼을 하는 경우, 한국내 졸업·성적증명서, 신분관계증명서 등을 해당 외국학교나 당국에 제출하도록 요구 받는데, 이때 외국기관들은 동 문서가 정당하게 발급된 것인지를 확인하기 위한 방안으로 문서발행국에 주재하는 자국공관의 ‘영사확인’을 받아오는 것으로 신뢰성을 부여하고 있습니다.

우리나라에서 발행된 문서를 중국에서 사용하는 경우, 한국에 주재하고 있는 중국 대사관 또는 총영사관에서 ‘영사확인’을 받으면 중국에서 사용이 가능합니다. 이때 주한중국대사관 등은 한국내 발행문서의 관인 또는 서명을 일일이 확인할 수 없기 때문에 우리나라 외교부의 ‘영사확인’을 먼저 받아오도록 요구하고 있습니다.

그러나, 문서접수국 해외공관원(영사)이 문서발행국 문서를 ‘영사확인’하는 경우, 문서발행국 공문서 신뢰성 여부를 신속하게 확인하기 힘들고 확인에 장시간이 소요되는 불편이 있어 공관 소재국의 외교부 영사확인 등을 먼저 이행하도록 요구하고 있으며, 민원인 또한 시간·비용 면에서 이중의 불편을 감수하고 있습니다.

이러한 불편을 해소하기 위해, 문서발행국의 권한 있는 당국이 자국 문서를 확인하면, 아포스티유 협약 가입국들은 자국의 해외공관이 현지 국가가 발행한 문서에 대한 추가적 확인 없이 자국에서 직접 사용할 수 있도록 인정하는 ‘외국공문서에 대한 인증의 요구를 폐지하는 협약(이른바 아포스티유 협약)’이 도입된 것입니다.

우리나라에서는 ‘외교부’와 ‘법무부’가 권한기관으로 지정되어 있으며, 동 기관들이 아포스티유 협약에서 규정한 방식에 따라 문서의 관인 또는 서명을 대조하여 확인하고 발급하는 것이 아포스티유(Apostille) 확인입니다. 따라서 아포스티유 확인서가 부착된 우리 공문서는 한국에 소재하고 있는 외국공관의 영사확인 없이 협약가입국(문서접수국)에서 공문서로서의 효력을 인정받게 됩니다.
 

1) 문서의 성격에 따른 분류
① 공문서 : 정부기관(지방자치 단체, 교육기관 포함) 발행문서
국가공무원법 제2조 또는 지방공무원법 제2조에 규정한 공무원 신분인 자가 기관장인 기관에서 업무 수행을 위해 발급한 문서가 해당
(예시) 가족관계증명서, 납세사실증명서, 이혼판결문, 의약품 허가 확인서, 국공립학교 발행 성적증명서 등
② 공증문서 : 통상적으로 공문서가 아닌 (사)문서는 공증을 받음으로써 아포스티유 확인 발급대상이 됨
공증인법 또는 변호사법 규정에 의하여 공증인의 자격을 가진 자가 작성한 공증문서
(예시) 회사발행 문서, 진단서, 사립학교 발행 성적 및 졸업 증명서 등 정부기관 발행문서가 아닌 문서
(단, 현재 사립 초중고 성적, 졸업증명서는 정부기관 발행문서로 취급), 번역문

2) 아포스티유 확인 발급 기관에 따른 분류
① 외교부 아포스티유 확인 대상문서
② 법무부 아포스티유 확인 대상문서 이외의 정부기관 발행문서
③ 법무부 아포스티유 확인 대상문서
④ 법무부 또는 그 소속기관(검찰청 포함)에서 공무상 작성한 문서
⑤ ‘검찰보존사무규칙’에 따라 보존되는 재판서 또는 재판을 적은 조서의 등본이나 초본 공증문서
※ 따라서, 대법원 발행문서는 외교부 아포스티유 확인 대상문서임.

3) 번역문에 대한 아포스티유 확인
아포스티유 확인은 원칙적으로 문서 ‘원문’을 대상으로 문서 발행기관의 관인 또는 해당 공무원의 서명을 확인하고 부여하는 것임

국가간 언어의 차이로 인해 부가적으로 필요한 번역문은 우리나라 내에서 번역을 하고 그 번역문에 대해서도 아포스티유 확인이 필요한 경우, 원문 및 번역문을 각각 별도로 아포스티유 확인을 신청해야 하며 번역문은 공증사무소 ‘공증’을 먼저 받고 법무부의 아포스티유 확인을 신청해야 함.

번역문에 대한 공증은 단지 해당 번역문이 문서 원본 내용과 상이하지 않음을 신청인 진술로 인증하는 것임

최근 핀란드에서 국제결혼을 한 민원인이 관련 서류를 제출하던 중, 핀란드의 문서 접수기관이 문서 원문이 아닌 번역문에 대한 아포스티유 확인을 문제 삼아 접수를 거부한 사례가 있어 각각 아포스티유 확인을 받는 것이 안전함.
 
* 출처: 외교통상부